Regulamin świadczenia usług

 

  • 1 Informacje wstępne
  1. Usługodawcą oferowanych usług jest Weronika Pikula (dalej “Psychoteraputa”), adres e-mail: kontakt@gleamymind.com 
  1. Warunki świadczenia usług określa niniejszy Regulamin. 
  • 2 Ogólne zasady świadczenie usług 
  1. Zapisując się na wizytę Pacjent ma obowiązek oświadczyć, że zapoznał się z informacjami dot. przetwarzania danych osobowych oraz wyraża zgodę na ich przetwarzanie przez Administratora. Wyrażenie zgody jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji usługi. Administratorem danych jest Psychoterapeuta wskazany w §1 pkt. 1. Szczegółowe informacje dot. przetwarzania danych osobowych zamieszczone są w załączniku 1 do tego Regulaminu. 
  1. Zapisanie się na pierwszą wizytę, jest równoznaczne z akceptacją cennika uprzednio podanego przez Psychoterapeutę i opłaceniem usługi na minimum 24h przed jej rozpoczęciem. W przypadku braku płatności wizyta jest anulowana, a zarezerwowany dla Pacjenta czas zostaje zwolniony w grafiku Psychoterapeuty. 
  1. Zapisu na sesję można dokonać drogą mailową, telefonicznie lub za pośrednictwem mediów społecznościowych. 
  1. Czas trwania każdej z usług wynosi 50 minut. 
  1. Pacjent zobowiązuje się do regularnego uczestniczenia w procesie psychoterapeutycznym. Termin sesji jest ustalany indywidualnie podczas pierwszej konsultacji. 
  1. W przypadku spóźnienia się na sesję Psychoterapeuta oczekuje na Pacjenta 15 minut od momentu jej rozpoczęcia. Przez moment rozpoczęcia sesji rozumie się godzinę uprzednio ustaloną z Psychoterpautą. W przypadku jeśli Pacjent spóźni się powyżej 15 minut Psychoterapeuta kończy sesję poprzez opuszczenie komunikatora za pośrednictwem, którego miała zostać zrealizowana usługa. 
  1. Pacjent ma możliwość odwołać sesje maksymalnie trzykrotnie w ciągu roku. Pacjent ma możliwość przełożyć sesję, przy czym przełożoną sesję należy zrealizować w ciągu najbliższych 7 dni roboczych po uzgodnieniu terminu z Psychoterapeutą. Przełożenie lub odwołanie sesji jest możliwe z ważnych życiowo powodów. Odwołania lub przełożenia sesji należy dokonać na min. 24h przed planowanym terminem wizyty. W sytuacji kiedy Pacjent nie odwoła, nie przełoży, nie przyjdzie lub spóźni się na sesję, jest ona odpłatna tzn. Pacjent zobowiązuje się pokryć 100% kosztów usługi. Jeśli przekładanie sesji będzie nagminne Psychoterapeuta ma prawo zakończyć proces o czym powiadomi Pacjenta drogą mailową lub telefonicznie. 
  1. Pacjent nie ma prawa do ubiegania się o zwrot kosztów za zrealizowaną usługę lub usługę traktowaną jak zrealizowaną w rozumieniu §2 pkt. 6. Za usługę zrealizowaną uznaje się sesje obyte poprzez komunikator Skype lub Google Meet w terminach uprzednio ustalonych bezpośrednio z Psychoterapeutą. 
  1. Przy realizacji usług w formie online należy spełnić wymagane warunki techniczne do korzystania z komunikatora: Google Meet lub Skype. Korzystanie z komunikatora może wiązać się z koniecznością założenia konta. Zasady korzystania w/w komunikatorów oraz szczegółowe wymogi techniczne związane z ich użytkowaniem są określone przez podmioty nimi zarządzające. 
  1. W trakcie korzystania z usługi w formie online Pacjent zobowiązany jest do posiadania komputera z dostępem do Internetu, mikrofonu oraz kamery. Pacjent zobowiązuje się do włączenia kamery i posiadania jej włączonej przez cały czas trwania usługi. W przypadku odmówienia włączenie kamery Psychoterapeuta ma prawo odmówić dalszego świadczenia usługi. 
  1. Zabronione jest utrwalanie sesji lub konsultacji w jakiejkolwiek formie m.in. audio, video zarówno przez Psychoterapeutę jak i Pacjenta, chyba że uzgodniono inaczej. 
  1. Przez okres świadczenia usług Psychoterapeuta nie prowadzi dokumentacji medycznej, gdyż zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi dot. zawodu psychologa i psychoterapeuty nie ma obowiązku jej prowadzenia. Wszelkie dokumenty związane bezpośrednio ze świadczeniem usług np. notatki z sesji, wyniki testów psychologicznych, kontrakt terapeutyczny są zanonimizowane tzn. niemożliwa jest identyfikacja danej osoby na ich podstawie, objęte tajemnicą zawodową i będą przetwarzanie przez okres świadczenia usług oraz zostaną usunięte niezwłocznie po zaprzestaniu ich świadczenia. Dokumenty o których mowa powyżej nie stanowią w/w dokumentacji.
  1. Psychoterapeuta oraz psycholog mgr. Weronika Pikula poświadcza, iż posiada wiedzę i kwalifikacje do świadczenia usług oraz, że w swojej pracy przestrzega zasad Kodeksu Etycznego Psychologa, Kodeksu Etycznego Psychoterapeuty oraz przepisów Ustawy o Zawodzie Psychologa (Dz.U. 2001 nr 73 poz. 763). 
  1. W przypadku zmian w niniejszym regulaminie, Psychoterapeuta poinformuje Pacjenta o treści zmian oraz ich dacie wejścia w życie poprzez przesłanie Pacjentowi zmienionego regulaminu na adres e-mail wskazany przez Pacjenta jako adres e-mail do kontaktu. 

ZAŁĄCZNIK 1 – OŚWIADCZENIE RODO

  • 1 Informacje wstępne

Administratorem Pana/Pani danych osobowych jest Weronika Pikula (dalej “Administrator”) adres e-mail: kontakt@gleamymind.com

  • 2 Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych 
  1. Informacje wstępne

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).

  1. Cele zbierania danych osobowych i okres ich przetwarzania 

Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są w następujących celach: 

  • komunikacji z Administratorem – mailowo, telefonicznie, poprzez formularz kontaktowy lub komunikatory na portalach społecznościowych. W tym wypadku dane osobowe otrzymywane są przez Administratora bezpośrednio od Pana/Pani (art. 6 ust. 1 lit. a, RODO), zatem stanowią Pana/Pani zgodę będącą konsekwencją zainicjowania kontaktu. Dane będą przetwarzane w oparciu o uzasadniony interes Administratora, którym jest komunikacja z Panem/Panią (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane te będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji tego celu (do zakończenia korespondencji lub zaprzestania świadczenia usług) lub do czasu wniesienia przez Pana/Panią skutecznego sprzeciwu. Dane mogą być także przetwarzane w celu archiwizacji do celów wewnętrznych w oparciu o uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f, RODO). Podanie tych danych jest dobrowolne, ale niezbędne do komunikacji. 
  • wywiązania się z obowiązków m.in. prawnych, podatkowych i administracyjnych ciążących na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c, RODO).  Dane te będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji tego celu, natomiast dane wynikające z obowiązaków podatkowych będą przetwarzane do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
  • archiwalnych i dowodowych, na potrzeby zabezpieczenia informacji, które mogą służyć wykazywaniu faktów (art. 6 ust. 1 lit. f, RODO) oraz ewentualnego ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń ze względu na uzasadniony interes Administratora, którym jest obrona własnych praw (art. 6 ust. 1 lit.f, RODO); dane te będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji tego celu. 
  • rozpoczęcia i świadczenia usług (co jest uzasadnionym interesem Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f, RODO). A także w celu: prowadzenia kalendarza i rezerwacji wizyt, wystawiania zaświadczeń, kontaktu z innym specjalistą (jeśli zaistnieje taka konieczność), prowadzenia i przechowywania ewentualnych dokumentów z prowadzonej sesji lub konsultacji w formie papierowej, elektronicznej i telekomunikacyjnej. Dane te będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji tego celu. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale niezbędne do rozpoczęcia i świadczenia usług. 
  • zbierania danych wrażliwych. Dane te zbierane w celu realizacji umowy i jej prawidłowego wykonywania w oparciu o Pana/Pani świadomą i dobrowolną zgodę (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) – do czasu ustania celu biznesowego lub cofnięcia zgody. Podanie danych jest dobrowolne, ale jest niezbędne do prawidłowej realizacji umowy. 
  • dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy będą przetwarzane przez czas realizacji umowy, w tym przez czas realizacji uprawnień wynikających z umowy (art. 6 ust. 1 lit. b i f, RODO). Podanie w/w danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy.

Pana/Pani dane osobowe mogą być przetwarzane za pośrednictwem:

  • komunikatów: Google Meet, Skype 
  • drogą telefoniczną 
  • drogą mailową
  • portalu Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, szczególnie gdy komunikatory te są wykorzystywane jako formy kontaktu lub na etapie wstępnego kontaktu przed rozpoczęciem współpracy (np. zapis na sesję, uzyskanie informacji). 

Sposób przetwarzania danych i zasady korzystania z w/w portali jest ustalany przez podmioty nimi zarządzające. 

  1. Udostępnianie i przekazywanie danych osobowych 

Przekazanie Pana/Pani danych innym podmiotom może nastąpić tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania, o których mowa w §2 pkt. 2 i wyłącznie w zakresie koniecznym do realizacji tego celu. W związku z powyższym dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, którym Administrator powierza do przetwarzania dane osobowe na podstawie umów i podmiotom uprawnionym do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa np. podmiotom świadczącym usługi: rachunkowo-księgowe, fakturowe, a także platformom: społecznościowym, do obsługi Klientów, umawiania wizyt, udostępniania produktów lub świadczenia usług, a także innym podmiotom, które wspierają Administratora w realizacji celów przetwarzania.

Co do zasady Administrator nie przekazuje Pana/Pani poza teren Polski, Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Gdy dane będą przekazane poza EOG, nastąpi to za Pana/Pani zgodą, poprzez standardowe klauzule umowne lub w oparciu o inne zabezpieczenia przewidziane w RODO po spełnieniu m.in. obowiązku informacyjnego.

Przekazanie danych osobowych poza EOG nastąpi tylko wtedy, gdy jest to konieczne np. w sytuacji korzystania z usług podmiotów o zasięgu międzynarodowym, z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochronym jakim jest przekazywanie danych tylko tym podmiotom, wobec których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej, stosując klauzule umowne, wydane przez Komisję Europejską. W przypadku przekazania danych do USA przekazanie danych nastąpi wyłączenie podmiotom uczestniczącym w programie Privacy Shield, zatwierdzonym decyzją Komisji Europejskiej.

  1. Uprawnienia 

W związku z RODO przysługują Panu/Pani następujące uprawnienia:  

  • prawo dostępu swoich danych osobowych oraz prawo żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
  • prawo do przenoszenia danych osobowych,
  • prawo do cofnięcia zgody (wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem), z zastrzeżeniem, że wycofanie zgody jest równoznaczne z zaprzestaniem świadczenia usług
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli uzna Pan/Pani, że dane osobowe są przetwarzane w sposób niezgodny z obowiązującym prawem. W takiej sytuacji proponuję uprzednio skontaktować się z Administratorem w celu wyjaśnienia wątpliwości poprzez wysłanie wiadomości na adres mailowy: kontakt@gleamymind.com

W celu wykonania uprawnień, o których mowa powyżej (z wyłączeniem prawa do wniesienia skargi do organu nadzorczego w zakresie danych osobowych) należy skontaktować się z Administratorem drogą elektroniczną na adres e-mail: kontakt@gleamymind.com  Odpowiedź na zgłoszenie zostanie udzielona w terminie miesiąca od otrzymania wniosku. Jeżeli Administrator nie będzie mógł zidentyfikować osoby lub ustalić treści żądania, zwróci się do osoby składającej wniosek o dodatkowe informacje. 

Pomimo żądania usunięcia danych osobowych przez osobę składającą wniosek, Administrator może zachować pewne dane osobowe w zakresie, w jakim gromadzenie i przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa UE lub prawa krajowego przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń. W szczególności dot. to takich danych jak: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania, numer NIP.

Przysługują Panu/Pani wszelkie uprawnienia przyznane w poszczególnych przepisach RODO.

  1. Postanowienia końcowe
  • W sprawach nieuregulowanych niniejszym załącznikiem stosuje się właściwe przepisy prawa, w tym prawa europejskiego (m.in. RODO).
  • Jeżeli dane objęte opisaną formą przetwarzania ulegną zmianie (np. numer telefonu, e-mail, konto Skype) Administrator zobowiązuje się do powiadomienia o treści zmian drogą mailową na adres mailowy wskazany jako adres do kontaktu lub inny, jeśli Pacjent uprzednio zawiadomił o zmianie adresu mailowego drogą elektroniczną.
Masz pytanie?
Skontakuj się ze mną!